Dovevo far firmare un documento in fretta

L’affare che è quasi saltato

Elena cercava di vendere il suo appartamento a Sofia da undici mesi. L’acquirente era stato paziente. Il prezzo era stato concordato. L’appuntamento dal notaio era stato fissato.

Poi, quattro giorni prima della firma, il suo avvocato ha chiamato con un problema.

Mancava un documento dal fascicolo: una dichiarazione di stato civile autenticata da notaio, richiesta dal diritto immobiliare bulgaro per le transazioni che riguardano immobili. Elena era separata dal marito da tre anni ma non era ancora ufficialmente divorziata. L’immobile era stato acquistato durante il matrimonio e, senza la dichiarazione, il trasferimento non poteva avvenire in modo legale.

La dichiarazione doveva arrivare da Elena in persona, il che significava o volare a Sofia (lei era ad Amsterdam) o trovare un notaio o un consolato bulgaro all’estero che potesse produrre un documento equivalente.

Aveva quattro giorni.

Perché le pratiche legali spesso richiedono una telefonata diretta

Le procedure legali e notarili sono tra gli ultimi ambiti amministrativi in cui la comunicazione digitale ha fatto pochi passi. Ci sono diversi motivi:

• ›Requisiti di verifica dell’identità. I notai sono tenuti per legge a confermare l’identità di persona o con un procedimento equivalente. Una telefonata è spesso il primo passo per capire se un processo a distanza è possibile
• ›Procedure legate alla giurisdizione. Ciò che è possibile nel sistema giuridico di un Paese può non esserlo in un altro. Un avvocato esperto di transazioni immobiliari transfrontaliere può delineare le opzioni, ma solo con una conversazione diretta
• ›Urgenza dei tempi. In una vendita immobiliare in corso, ogni giorno di ritardo mette a rischio l’operazione. Gli scambi di email aggiungono giorni. Una telefonata risolve la domanda immediata in minuti

Elena aveva tre chiamate da fare: il suo avvocato bulgaro, il consolato bulgaro all’Aia e un notaio a Sofia che l’avvocato le aveva consigliato per la gestione da remoto.

Ogni numero era un fisso geografico bulgaro o una linea del consolato olandese. Il suo piano mobile olandese addebitava €0.90 al minuto per le chiamate verso la Bulgaria.

"Avevo davanti due ore di telefonate in quattro giorni, potenzialmente €108 solo di costi di chiamata, sopra a tutto il resto che stavo gestendo."

Cosa ha scoperto

Usare WorldDial per le chiamate ha portato il costo sotto i €3 in totale per tutte e tre le conversazioni.

L’avvocato ha detto a Elena che, nel suo caso, una dichiarazione completata presso un consolato bulgaro all’estero poteva essere usata al posto della firma davanti a un notaio in Bulgaria, e di confermare la procedura attuale con il consolato stesso. Il consolato bulgaro all’Aia aveva un appuntamento due giorni dopo nel suo caso. I tempi di attesa consolari variano in base alla sede e alla data.

Elena ha prenotato l’appuntamento online quella sera. Si è presentata in consolato due giorni prima della firma. La dichiarazione è stata prodotta sul posto.

Il trasferimento dell’immobile a Sofia è andato avanti come previsto.

Cosa fare se ti servono documenti legali dall’estero

• ›Chiama prima il tuo avvocato, prima di fare ricerche da sola. Un avvocato che conosce la tua giurisdizione e il tipo di transazione sa subito quali sono le opzioni. Una chiamata di 15 minuti risparmia ore di ricerca
• ›Contatta il consolato o l’ambasciata del tuo Paese all’estero. I consolati possono spesso autenticare documenti o certificare firme. Se questo equivale a un atto notarile dipende dal sistema giuridico e dal documento specifico. Confermalo con il tuo avvocato e con la sede
• ›Chiedi informazioni sulle procure. In molti Paesi, una procura conferita a una persona di fiducia nel Paese di origine permette a qualcun altro di firmare documenti legali per tuo conto. È uno strumento standard nelle vendite immobiliari transfrontaliere
• ›Verifica i requisiti specifici del documento che ti serve. "Autenticato da notaio" significa cose diverse in sistemi giuridici diversi. Il tuo avvocato può precisare esattamente quale forma di autenticazione è richiesta
• ›Metti in conto i tempi di appuntamento in consolato. Molti consolati sono prenotati con due o tre settimane di anticipo per i servizi notarili. Se hai una transazione immobiliare in arrivo, avvia questa pratica per tempo

La sfida più ampia di gestire le pratiche legali dall’estero

Per i milioni di persone che possiedono immobili, hanno famiglia o mantengono legami finanziari in un Paese in cui non vivono più, gestire le pratiche legali da remoto è una realtà persistente. Serve costruire una piccola rete di professionisti di fiducia, un avvocato, un commercialista, a volte un mandatario, che possano agire nei tuoi interessi in loco.

Ma anche con quella rete in piedi, ci saranno momenti in cui una chiamata diretta è l’unico modo per sbloccare qualcosa. Avere un modo affidabile e conveniente per fare quelle chiamate, senza dover pianificare intorno al costo al minuto, fa la differenza tra una crisi e un inconveniente gestibile.